برای کارکنانی که بعد از برگشتن از تعطیلات یا چند روز مرخصی باید ایمیل‌های کاری خود را جواب دهند که گاهی حجم بالایی هم دارد، چه راه حلی وجود دارد؟ باید ایمیل‌ها را جواب داد یا پس از بازگشت از تعطیلات با انبوه ایمیل مواجه شد؟
بسیاری از مردم چیزی در حد وسط را انتخاب می‌کنند که به‌نظر مدیر عامل یک شرکت بازاریابی، باز کردن ایمیل در تعطیلات تقریباً همیشه یک حرکت بد است.
او می‌گوید: «وقتی جعبه پاندورا باز می‌شود، معمولاً باید پاسخ دهید، کارها را پیش ببرید و ناخواسته ساعت‌ها وقت خود را صرف آن کنید.»
در حدود ۸۴ درصد از کارمندان این‌کار را انجام می‌دهند.
مداخله ایمیل
“کمپین مداخله ایمیل” در اوایل ماه می‌راه‌اندازی شد تا این مسئله را پیگیری کند و براساس نظرسنجی از کارمندان در این کمپین
- ۲۵ درصد از تعطیلات خود صرف نظر کرده‌اند تا در زمان بازگشت به شرکت از جواب‌دادن به ایمیل‌ها عقب نمانند.
- ۳۴ درصد به‌همین دلیل تعطیلات خود را کوتاه کردند
- ۸۷ درصد طرفدار سیاست قطع ارتباط بعد از کار به‌جز در مواقع اضطراری هستند
او می‌گوید مرسدس بنز یکی از شرکت‌هایی است که کارمندانش در زمان تعطیلات، ایمیل‌های کاری را جواب نمی‌دهند.
۹۵ درصد از شرکت‌کنندگان در کمپین می‌گویند که از سیاست این چنینی در شرکت‌های خود استقبال می‌کنند.
رابینسون به شرکت‌ها توصیه می‌کند که خط‌مشی‌های ایمیلی تعریف‌شده ایجاد کنند که در حالت ایده‌آل کارمندان مجبور نباشند در تعطیلات ایمیل‌های خود را چک نکنند.
چرا کارکنان در تعطیلات ایمیل چک می‌کنند؟
۱. ترس از دست دادن کار
۲. امید به ارتقای شغلی
قبل از این‌که تعطیلات خود را شروع کنید بهتر است:
۱. سیستم ایمیل را روی پاسخ خودکار بگذارید
یک پاسخ خودکار تنظیم کنید و اطلاعات تماس همکارانتان را برای جواب‌دادن به ایمیل‌های فوری در آن بنویسید.
۲. تنها دریافت‌کننده ایمیل نباشید
اگر تنها دریافت‌کننده ایمیل نباشید و یک یا چند نفر دیگر هم در cc ایمیل باشند، دو مشکل را حل می‌کنید. می‌توانید با خیال آسوده تعطیلات خود را بگذرانید و وقتی به سر کار برگشتید، انبوه ایمیل‌ها در انتظارتان نیست.
۳. فیلترها را تنظیم کنید
معاون یک شرکت خدمات مشتری، از فیلترهایی برای تشخیص ایمیل‌های فوری از ایمیل‌های نامرتبط استفاده می‌کند. او می‌گوید: «من تا آنجا که ممکن است فیلترها را تنظیم کردم تا ایمیل‌هایی که در زمان نبود من می‌رسند، براساس اولویت مرتب شوند.»