یکی از مدارک مهم برای گرفتن ویزای سفر به کشورهای خارجی، دعوتنامه است. گیشنیز در این مطلب شما را با نحوه نوشتن دعوتنامه قابل قبول برای سفارتخانهها آشنا می‌کند.
سفارتخانهها در سرتاسر جهان اغلب مدارکی را درخواست می‌کنند که به خصوص برای مسافرانی که برای اولین بار درخواست ویزا می‌دهند گیج‌کننده به نظر می‌رسد. با این حال، با کمی حوصله، متقاضی می‌تواند اطلاعات زیادی در مورد هر مدرک، نحوه دریافت آن، و دلیل نیاز به آن پیدا کند.
دعوتنامه از جمله مدارکی است که متقاضیان برای اولین بار در درک هدف آن مشکل دارند. اما بر خلاف تصور هرچیزی که مربوط به دعوتنامه است بسیار ساده و آسان است.
دعوتنامه برای درخواست ویزا چیست؟
دعوتنامه برای درخواست ویزا نامه‌ای است که متقاضی باید به سفارت یا کنسولگری کشوری که از آن درخواست ویزای بازدیدکننده را دارد، ارسال کند.
این سند توسط میزبان متقاضی نوشته شده و خطاب به متقاضی یا افسر کنسولی است و تأیید می‌کند که به متقاضی برای تمام مدت اقامت خود در کشوری که میزبان به طور قانونی در آن اقامت دارد در خانه خود اسکان خواهد داد.
شرایط لازم برای نوشتن دعوتنامه چیست؟
میزبان باید شرایط زیر را داشته باشد تا دعوتنامه معتبر باشد:
- باید شهروند یا مقیم دائمی قانونی کشوری باشد که قصد بازدید از آن را دارید.
- باید دوست، دوست‌پسر/دوست‌دختر یا عضو خانواده/خویشاوند شما باشد.
- باید یک مکان ثبت‌شده (خانه، آپارتمان) داشته‌باشد.
- باید در خانه فضای کافی برای متقاضی داشته باشد.
دعوتنامه توسط هر سفارتی در جهان الزامی نیست، اما حتما توصیه می‌شود که حتی در صورت عدم نیاز، آن را ارسال کنید.
چگونه یک دعوتنامه برای درخواست ویزا بنویسیم؟
شاید نوشتن یک دعوتنامه برای بسیاری از افراد گیج‌کننده به نظر برسد، اما اگر به درستی درک کرده‌باشید که چه کاربردی دارد، ممکن است ساده‌ترین بخش درخواست ویزا شما باشد. نامه باید توسط میزبان نوشته شود و خطاب به شما یا افسر کنسولی باشد.
برخی از سفارت‌ها فرم دعوت خود را دارند، بنابراین، هنگام دریافت چک‌لیست مدارک مورد نیاز ویزا، حتماً آن را بررسی کنید. اگر آنها از قبل یک فرم دارند، میزبان شما فقط باید فضاهای خالی را با اطلاعات مناسب پر کند.
اما اگر این فرم را ارائه نکردند، نمونه‌هایی وجود دارد می‌توانید با جایگزینی اطلاعات مطابق با مورد خود از آنها استفاده کنید.
هنگام نوشتن دعوتنامه، مهم‌ترین چیزی که نویسنده باید در نظر داشته باشد، این است که نامه باید شامل برخی از جزئیات مهم میزبان و مهمان باشد. نامه باید حاوی اطلاعات زیر در مورد میزبان باشد:
- نام و نام خانوادگی
- تاریخ تولد
- نشانی
- شماره تلفن
- شغل
- نوع خانه (مالک / اجاره / آپارتمان / اتاق)
- وضعیت میزبان در کشور مقصد (اگر میزبان در آن کشور اقامت داشته باشد، ویزای کار، ویزای دانشجویی، اقامت دائم، یا شهروند یا هر وضعیت قانونی دیگری که دارد)
- امضاء
از طرف دیگر، نامه باید حاوی اطلاعات زیر در مورد مهمان نیز باشد:
- نام کامل، به همان صورت که در پاسپورت بین‌المللی آنها نشان داده شده‌است
- تاریخ تولد
- آدرس و شماره تلفن شخص
- رابطه بین میزبان و مهمان
- هدف از سفر (بازدید دوستانه، تعطیلات، عروسی، جشن تولد)
- تاریخ دقیق ورود و خروج
اگر نامه خطاب به مهمان است، آن را خیلی رسمی ننویسید. بهتر است بیشتر شخصی و دوستانه به نظر برسد تا رسمی، تا افسر کنسولی بتواند دید بهتری از رابطه میزبان و مهمان داشته‌باشد.
مدارک پشتیبان دعوتنامه
همانطور که در بالا ذکر شد، در بسیاری از سفارتخانهها دعوتنامه الزامی نیست، بنابراین میزبان ملزم به ارسال مدارک دیگری به همراه آن نیست. با این حال، چه این نامه ضروری نباشد یا نباشد، بهتر است که متقاضی هر یک از مدارک زیر را همراه با دعوتنامه ارسال کند:
- یک کپی اسکن‌شده از شناسنامه / پاسپورت میزبان.
- مدارک مربوط به وسایل زندگی (در صورتی که میزبان از مهمان حمایت مالی کند).
- سند مالکیت خانه / آپارتمان یا قرارداد اجاره.
- برنامه سفری از مکان‌هایی که برای بازدید برنامه‌ریزی شده‌است.
- اگر میزبان روزهایی را از محل کار خود مرخصی گرفته‌است تا در طول مدت اقامت شما در کشورش با شما باشد، پس ارائه مدرکی که آن را ثابت کند به نفع شماست.
دعوتنامه را کجا ارسال کنیم؟
نامه توسط مهمان در سفارت یا کنسولگری به همراه فایل سند ویزا ارسال می‌شود. میزبان باید آن را اسکن کرده و برای مهمان بفرستد تا بعداً آن را همراه با سایر مدارک پشتیبان در روز ملاقات در سفارت یا کنسولگری ارائه کند.
در آخر این‌که روش یا سبک ثابتی برای نوشتن دعوتنامه وجود ندارد. این به نویسنده بستگی دارد که تصمیم بگیرد چه چیزی را در نامه خود لحاظ کند. تا زمانی که نامه شامل جزئیات ذکرشده باشد، قابل قبول است.